¿Tienes dificultades para completar todas tus tareas? El método GTD podría salvarte la cabeza.

Desde hace ya algunos años, un libro de autoayuda está replanteando la forma en la que nos planteamos los problemas laborales del día a día, y es que dadas las circunstancias actuales, perdernos en una pila interminable de trabajo por hacer es sumamente sencillo. Es por esto que David Allen publicó en el 2001 el libro Getting Things Done, que a diferencia de los miles de programas que existen por ahí que prometen ayudarnos a ser más productivos, el método GTD no se concentra en una organización de prioridades, sino en despejar la mente de todo aquello que es inútil.

 

El método consiste en no confiar en nuestra memoria, misma que comparada con el procesador de cualquier dispositivo electrónico, es sumamente ineficiente. Por ello el planteamiento de Allen en Getting Things Done es el de recurrir a la tecnología para organizar nuestras actividades diarias siguiendo un proceso de almacenamiento sencillo, accesible y amigable.

 

La idea es acomodar en cajones (ya sean físicos o virtuales) la información necesaria para realizar las tareas: desde quienes son los involucrados, qué es lo que se necesita para realizarlas y programarlas en el tiempo, hasta lo más importante de todo: HACERLAS.

 

El método GTD se compone de los siguientes paso:

  1. Recopilar: Aquí deberás juntar toda la información relacionada con cuantas y cuales son tus tareas y guardarlas en las diferentes bandejas según su importancia, requisitos, fechas, etc. Estas bandejas deben de quedar completamente limpias cada semana.
  2. Procesar: Consiste en comenzar a trabajar en vaciar tus bandejas o cajones, haciéndolo siempre de uno en uno y según el orden en el que lo categorizaste y no por su supuesta importancia.
  3. Organizar: Este paso se trata de ordenar tus tareas según las acciones que de ti requieren para su cumplimiento, así podrás tener siempre a la mano el estatus de cada una de ellas.
  4. Revisar: Una vez que sabes cual es el estatus de tus pendientes debes revisar constantemente que todo esté funcionando como lo habías supuesto. Los recordatorios para ti y para los demás involucrados son cruciales para esta fase del método.
  5. Hacer las cosas: De poco o nada te servirá ser la persona más organizada y tener cada una de tus acciones perfectamente definidas en cuanto a su tiempo y forma si de hecho no terminas por cumplirlas. La organización no será más que una pérdida de tiempo si no eres capaz de llegar a esta parte y actuar positivamente.

 

Otra idea fundamental del método es la regla de los dos minutos que dice que toda tarea que requiera menos de ese tiempo para completarse (como una llamada, enviar un correo o cosas por el estilo) deberá ser ejecutada al instante, pues el descartarla y programarla para después podría, de hecho, tomarnos más de los dos minutos.

Sobre todo para aquellos que apostamos por estilos y lugares de trabajo más flexibles, un buen programa de organización como el de David Allen puede ser la diferencia entre vivir enterrados bajo nuestros pendientes o lograr el éxito en todo lo que emprendamos.